Die KVG Kieler Verkehrsgesellschaft mbH schreibt mit Vertragsbeginn 01.10.2025 für den Zeitraum von 60 Monaten die Anmietung und den Full-Service inkl. Wartung und Verbrauchsmaterialien (ohne Papier) für die von ihr verwendeten Multifunktionsgeräte für die Kopier-, Scan- und Faxdienste im Unternehmen am Standort Kiel aus. Die Vergabe erfolgt im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb. 

Mit dem Angebot einzureichen sind ein aktueller Handelsregisterauszug des Bieters (nicht älter als 3 Monate) sowie eine Aufstellung von Referenzen mit ähnlichem Leistungsumfang.

Der Zuschlag erfolgt auf das das wirtschaftlichste Angebot nach folgender Gewichtung:

1. 70% Mietpreis (inklusive Berücksichtigung von Freikopien / Folgeseiten auf Basis der Ausdrucke aus 2024)
2. 10% Reaktionszeit bei Störungen 
3. 20% Umwelteigenschaften / Energieverbrauch

Folgende Geräte sollen ersetzt werden: 

• 5 x Konica Minolta C258 (4 Papiermagazine + Universalzufuhr) 
• 1 x Konica Minolta C3351 (1 Papiermagazin + Universalzufuhr) 
• 1 x Konica Minolta 4052 (2 Papiermagazine + Universalzufuhr)

Die zukünftigen Geräte müssen mindestens gleichwertig zu den derzeitigen sein und die folgenden Funktionen erfüllen: 

Fax, Drucken, Kopieren, Scannen (durchsuchbare PDF/A Dateien (OCR Deutsch), Beidseitiger Scan, Scan2Email, Scan zu SMB), FollowMe-Druck mit RFID-Authentifizierung, Service/Wartung, Verbrauchsmaterial (ohne Papier). Die Druckaufträge müssen zentral verwaltet und dürfen nur nach Identifikation per PIN-Code oder RFID-Modul (Dienstausweis des Beschäftigten) an einem beliebigen Gerät innerhalb des IT-Systems der KVG ausgegeben werden (print & follow). 

Die Geräte sind in das vorhandene Windows-Netzwerk (Windows Server 2019, zukünftig ggf. höhere Versionen) einzubinden. Die Integration in das Windows Netzwerk ist dabei zwingend sicher zu stellen. SMTP-Versand von E-Mails wird unterstützt. 

Aufgrund der Anforderungen (Sonderpapier A4 für Papierfahrkarte) muss der Ersatz für das Gerät KM 4052 ein Laserdrucker sein. Ein weiteres Gerät vom bisherigen Typ KM C258 muss ebenfalls ein Laserdrucker sein, da die Verwendung von Sonderpapier SYNAPS XM 30,3x21,0cm 230g/m² über Universalzufuhr möglich sein muss. Die restlichen vier Geräte sind als Tintenstrahl- und als Laserdrucker anzubieten. 

Die angebotenen fabrikneuen Geräte sollen dem Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von 2022 für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) entsprechen (z.B. Umweltzeichen Blauer Engel).

Es wurden in 2024 ca. 172.000 Ausdrucke s/w (Min. 11.000 / Max. 44.000) je Gerät getätigt. 

In 2024 wurden rd. 53.000 Farbausdrucke (Min. 1.000 / Max. 15.000) je Gerät getätigt. 

Im Mietpreis enthalten sind

• die Miete der Systeme, 
• Versicherung, 
• Anliefer- und Abholkosten inkl. Installation der Systeme, 
• Serviceleistungen (inkl. Originaltoner, Verbrauchsmaterial, Ersatzteile, Technikerleistungen Anfahrt des Technikers) 
• Wartung der Systeme 
• Monatliches Freivolumen für s/w und Farbausdrucke je Gerät (Preis pro zusätzliche Seite ist anzugeben) 
• Einweisung in den jeweiligen Abteilungen (Standorte) 
• Fleetmanager 

Eine Zählerstandmeldung (Zählermanagement), Reporting und Füllstandkontrolle des Toners (Tonermanagement) hat selbsttätig online durch das Fleetmanagement der Systeme zu erfolgen. Die Datenverbindung wird durch den Auftraggeber gestellt. 

Als Deckungsgrad für den Seitenpreis wird eine Deckung von 5% s/w und 4 x 5% je Farbseite zugrunde gelegt. 

Im Falle von Störungen hat der Techniker innerhalb von höchstens 8 Stunden Mo. – Fr. 7:00 – 17:00 Uhr vor Ort zu sein. Bei Überschreiten der maximalen Reaktionszeit wird vom Netto-Mietpreis des Gerätes eine Rückvergütung von 4% für jeden Ausfalltag vom Auftragnehmer geleistet. 

Das Konzept zur Einhaltung des erforderlichen Datenschutzes ist im Angebot vorzustellen. Die Vollständigkeit und Plausibilität des Datenschutzkonzeptes hat den Vorgaben der DS-GVO zu entsprechen. 

Der Bieter verpflichtet sich mit seinen Unterschriften die Inhalte der Formblätter T1 bis T5 einzuhalten. Diese sind bei Angebotsabgabe beizufügen. 

Der Vertragspartner ist für den kompletten Umfang von Lieferung der Hardware, Verbrauchsmaterialen (ohne Papier), Service und Miete / leasing zuständig. Eine Aufteilung auf mehrere Auftragnehmer ist nicht zulässig. 

Anpassungen über die Vertragslaufzeit sind nicht zulässig. Alle Angebotsinhalte haben Gültigkeit über die Vertragslaufzeit.

Formblätter zur Ausschreibung

• Formblatt T1 Bewerberangaben
• Formblatt T2 Erklärung §§123 124 GWB Kopierer
• Formblatt T3 Erklärung Zahlung Mindestentgelte VGSH Kopierer
• Formblatt T4 Referenzliste
• Formblatt T5 Übersicht Angebotsdetails